RÈGLES ET RÉGLEMENTATION

 

Les règles et la réglementation des Salons CanGift sont conçues pour assurer la sécurité, le bien-être et l'équité de tous les exposants et de leurs intervenants au Salon du cadeau et de la maison de Toronto.


Prenez note que la direction se réserve le droit de limiter le droit d'exposer à ceux qui nuisent à la conduite efficace des affaires au cours de ce forum commercial semi-annuel, et à fermer – sans indemnité – le kiosque d'exposition de tout exposant qui refusera – après avis – de se conformer aux règles et à la réglementation du Salon du cadeau de Toronto.

Les règles et la réglementation du Salon du cadeau et de la maison de Toronto ont été établies pour apporter au Salon une plus-value globale et pour que l'Association canadienne du cadeau puisse être en contrôle de l'interprétation, des modifications et de la mise en application de toutes les conditions, les règles et la réglementation.

La direction du Salon a le pouvoir de décision final en tout ce qui a trait au Salon du cadeau et de la maison de Toronto.

 

Politiques d'admission

Le Salon du cadeau et de la maison de Toronto est accessible aux personnes ayant des incapacités, et des dispositifs d'aide sont disponibles sur demande. Les personnes de soutien qui accompagnent les visiteurs inscrits sont bienvenues au Salon, mais doivent présenter une pièce d’identité personnelle pour obtenir un badge. Un visiteur ayant une incapacité qui est accompagné d’un chien-guide ou d’un animal d’assistance sera autorisé à accéder aux locaux qui sont ouverts au public à moins que ceux-ci soient exclus par la loi. La politique interdisant les animaux de compagnie ne s'applique pas aux chiens-guides ni aux animaux d'assistance.

La direction du Salon se réserve le droit de refuser l'entrée à tout visiteur, exposant ou employé d'un exposant, qui – selon elle –, perturbe, est sous l’influence de l’alcool ou d’une drogue ou d'une façon ou d'une autre, est jugé inapte à être admis au Salon. Seuls les exposants portant les badges appropriés auront le droit d'entrer dans l'édifice pendant les heures d'emménagement et de déménagement.

Le grand public n'est pas invité au Salon et les ventes au détail sont strictement interdites. Aucun invité n'est autorisé afin de protéger les intérêts supérieurs des acheteurs et des exposants.

Lorsque vous invitez des acheteurs (verbalement ou par écrit), assurez-vous de leur mentionner qu'une pièce d'identification de l'entreprise confirmant leur appartenance au milieu du commerce au détail ainsi qu'une pièce d'identité pour chaque personne seront requises lors de l'inscription. Les cartes professionnelles ne sont pas acceptées. Pour consulter la liste des documents requis, veuillez visiter la page Inscription des acheteurs page.

Aucune personne âgée de moins de 16 ans n'est admise au Salon, à l'exception des enfants en bas âge incapables de s'asseoir par eux-mêmes. Les poussettes sont interdites. Les enfants  emmenés au Salon doivent être portés en tout temps dans un porte-bébés ou dans tout autre dispositif similaire. Les parents ou tuteurs doivent signer une exonération intitulée « Acceptation de renonciation et de non-indemnisation » avant d'entrer au Salon.

Les animaux ne sont pas autorisés. Toutefois, ceci ne s'applique pas aux chiens-guides ni aux animaux d'assistance. Veuillez consulter la section Accessibilité pour plus d'information.

Vous pouvez réserver votre chambre d'hôtel par l'entremise d’Hébergement CanGift. Si vous réservez directement à l’hôtel, vous ne profiterez pas des tarifs spéciaux négociés par Hébergement CanGift.

 

 

Politiques importantes

Le conseil d'administration de CanGift a approuvé une résolution officialisant la politique non écrite interdisant aux exposants d'inciter les acheteurs au détail à quitter le Salon pour visiter leur salle d'exposition durant les heures d’ouverture du Salon.

Lorsqu'il est reconnu qu'un exposant a incité un acheteur à quitter les sites du Salon pendant son déroulement, son statut de « membre en règle » pourrait être résilié ou suspendu pendant une période pouvant atteindre 12 mois, sur révision du conseil d'administration (tel que précisé dans les statuts et règlements de l'association). Une telle résiliation ou suspension empêcherait le membre d'exposer aux Salons suivants.

Les Salons des mois de janvier/février sont d'une durée de cinq jours alors que les Salons du mois d'août sont d'une durée de quatre jours.

La nouvelle politique d'attribution de l'espace prévoit que les espaces non assignés seront attribués dans l'ordre de priorité suivant :

1. Les exigences de tout exposant actuel en fonction de son ancienneté à titre de membre.
2. Les initiatives stratégiques identifiées et approuvées par le conseil d'administration.
3. La liste d'attente des membres dans l'ordre dans lequel ils sont devenus membres de l'Association.

Tous les espaces d'exposition sont attribués selon l'ancienneté du membre au sein de l'association. Les nouveaux exposants qui reçoivent, à la dernière minute, un espace de choix pour un kiosque se verront attribuer un nouvel espace lors du prochain Salon.

 

 

Politiques et attribution de l'espace pour un kiosque

Tous les membres « Or » en règle de l'Association canadienne du cadeau sont admissibles à exposer au Salon du cadeau et de la maison de Toronto. Si vous désirez de l'information supplémentaire concernant la façon de devenir membre, cliquez ici.

Tous les exposants doivent se conformer aux règles et à la réglementation du Salon, aux normes de qualité des kiosques et aux critères de produits de CanGift. Les exposants doivent occuper l'espace attribué pour lequel ils ont signé un contrat et n'exposer que les produits pour lesquels ils ont expressément fait la demande sur leur contrat. Si certaines circonstances empêchent les exposants qui ont signé un Contrat d'espace d'exposition pour y présenter leurs produits ou services, la direction du Salon se réserve le droit – à tout moment et, quelle qu'en soit la raison –, de reprendre la possession du kiosque et de réattribuer l'espace.

Le conseil d'administration de CanGift demande aux exposants de connaître et de comprendre le Code d'éthique. À la signature du Contrat d'espace d'exposition, chaque exposant accepte les modalités et les politiques du Code d'éthique.

Tous les paiements pour l'espace d'exposition doivent être faits par les membres CanGift qui ont signé un contrat pour cet espace. Les paiements pour les kiosques peuvent être faits par chèque signé par la compagnie du membre ou par carte de crédit.

Le Salon du cadeau et de la maison de Toronto accepte maintenant les paiements par carte de crédit en ligne pour les renouvellements d'adhésion et pour les paiements de l'espace d'exposition par l'entremise du Centre des paiements de votre Trousse de membre ou Trousse de l'exposant. Les paiements en argent comptant ne sont pas acceptés.

Les paiements doivent être reçus par la direction du Salon au plus tard à la date d'échéance. Les demandes d'espace supplémentaire et de location d'espace seront annulées si le dépôt est reçu en retard. Si le paiement du kiosque est dû et n'est pas reçu par CanGift, l'exposant sera considéré avoir mis fin au Contrat d'espace d'exposition et l'espace d'exposition pourra être attribué à un autre membre.

Une demande de relocalisation ou d'espace supplémentaire doit parvenir par écrit à la direction du Salon. Ces demandes seront conservées au dossier et lorsque de l'espace sera disponible (en lien avec le développement de catégories d'exposants aléatoirement groupées), celui-ci sera attribué selon l'ancienneté du membre au sein de CanGift. Les exposants doivent s'engager à accepter les offres de relocalisation dans les 24 heures.

L'espace d'exposition ne peut être cédé ou transféré. Les documents concernant le changement de nom d'entreprise, la fusion ou l'acquisition d'entreprises membres doivent être soumis à CanGift pour révision et approbation au moins quatre semaines avant la tenue du Salon.

Il est strictement interdit aux exposants de sous-louer la totalité ou une partie de leur espace d'exposition. La violation de cette politique entraînera la perte immédiate de l'espace d'exposition.

L'exposant est responsable de la totalité du coût de l'espace du kiosque contracté lors de la signature du Contrat d'espace d'exposition. Toute demande par un exposant de résilier le Contrat d'espace d'exposition doit parvenir à Cangift par écrit. Si un avis de résiliation écrit est reçu, les conditions suivantes seront appliquées :

1) Si l'avis est reçu par CanGift 90 jours ou plus avant la première journée d'emménagement, l'exposant sera responsable du paiement de 25 % du total des frais contractés.

2) Si l'avis est reçu par CanGift entre 43 et 89 jours avant la première journée d'emménagement, l'exposant sera responsable du paiement de 50 % du total des frais contractés.

3) Si l'avis est reçu par CanGift 42 jours ou moins avant la première journée d'emménagement, l'exposant sera responsable du paiement de 100 % du total des frais contractés.

En aucun cas, le montant du remboursement à un exposant ne pourra excéder le montant déboursé pour un espace d'exposition jusqu'à réception de la résiliation signée.

La résiliation du Contrat d'espace d'exposition privera l'exposant (ou le demandeur) des droits ou réclamations concernant l'espace d'exposition, le Salon ou CanGift. L'exposant demeurera responsable du paiement total des frais contractés pour l'espace d'exposition, sauf comme indiqué ci-dessus. Toutes les sommes retenues seront considérées comme une estimation raisonnable des dommages subis par CanGift pour les frais administratifs et d'autres frais connexes découlant de la résiliation.

 

 

Au Salon

Tous les kiosques doivent avoir une enseigne avec le nom de l'entreprise-membre reconnu. Toutes les enseignes doivent être facilement visibles et bien en vue. Veuillez vous référer à la section Règlements de l'affichage au kiosque dans votre Trousse de l'exposant pour plus de détails.

Lorsque les kiosques sont retirés, les représentants de l'édifice et ceux de la direction du Salon inspectent chaque espace pour vérifier tout dommage et pour s'assurer que tous les matériaux, notamment le ruban adhésif collé au sol, sont correctement retirés. Des frais seront facturés à chaque exposant qui aura causé des dommages ou qui n'aura pas retiré tous les matériaux en lien avec ce règlement.

Votre Contrat d'espace d'exposition requiert une couverture d'assurance d'un minimum de 2 000 000 $ pour vous couvrir en cas de vols, de dommages ou de responsabilité dans le cas de blessures corporelles ou de dommages causés sur le site du Salon. La direction s'assurera que tous les entrepreneurs officiels du Salon aient la couverture d'assurance appropriée. Chaque exposant doit être couvert adéquatement afin d'être protégé contre les imprévus.

Veuillez connaître vos options en matière d'assurance. Veuillez remplir le formulaire concernant les exigences d'assurance obligatoire disponible dans la section « Formulaires » de votre Trousse de l'exposant et nous le retourner avant la date limite.

Pour le formulaire de demande d'assurance imprimable du fournisseur officiel du Salon,  référez-vous à la section « Services des fournisseurs » de votre Trousse de l'exposant. Si vous utilisez les services d'un tiers entrepreneur pour faire des travaux sur votre kiosque, il est également tenu de fournir à CanGift une preuve d'assurance.

Chaque exposant est responsable d'obtenir tous les permis et licences nécessaires pour utiliser de la musique, des photos ou des documents protégés par droit d'auteur dans leur kiosque ou étalage. La direction du Salon se réserve le droit de retirer toute partie d'un kiosque ou d'un étalage de la salle d'exposition qui intègre de la musique, des photos ou tout autre matériel soumis à des droits d'auteurs et pour lesquels l'exposant ne parvient pas à présenter la preuve qu'il détient toutes les licences requises.

L'exposant demeure responsable et devra indemniser et tenir dégagés de toute responsabilité les directions du Salon et de l'édifice, leurs agents et leurs employés, à l'égard des pertes, des coûts, des réclamations, des mesures, des poursuites, des dommages, de la responsabilité, des frais et des coûts, y compris les honoraires raisonnables d'avocat, découlant ou provenant de toute violation ou infraction (ou réclamation de violation ou de contrefaçon) par l'exposant, les agents ou employés de l'exposant de tout droit ou privilège à l'égard de brevet, de droit d'auteur ou de secret commercial.

Les secouristes seront sur place dans tous les sites lors de l'emménagement, la déroulement du Salon et le déménagement. Au Centre des congrès de Toronto-édifice sud, la salle de premiers soins est située dans la Salle 9 en face du Bureau du promoteur sur le côté ouest.

Les exposants ne sont pas autorisés à entrer dans le kiosque d'un autre exposant ni de manipuler un produit sans l'autorisation expresse de cet exposant, conformément au Code d'éthique.

La photographie et l'enregistrement vidéo non autorisés des kiosques et/ou des produits sont interdits sur le site du Salon sans d'abord obtenir la permission de l'exposant. Les exposants qui souhaitent prendre des photos de leur propre kiosque ou de leurs produits doivent porter un badge avec le nom de l'entreprise correspondant au kiosque/aux produits photographiés. Les contrevenants peuvent être invités par l'exposant ou la sécurité du Salon à supprimer toute image.  

La marchandise peut être retirée par l'exposant seulement à la fin de chaque journée et celle-ci doit être accompagnée d'un formulaire de retrait de marchandise qui peut être obtenu au bureau du promoteur. Lors de la dernière journée du salon, aucun produit ne peut être retiré du plancher avant la fermeture. Les acheteurs ne seront pas autorisés à retourner à la salle d'exposition une fois le Salon fermé, soit après 15 h la dernière journée. Il n'y aura aucune exception.

 

 

Règlements et procédures pour le déménagement

1. Des chaussures appropriées (chaussure de sécurité) doivent être portées en tout temps dans les aires de travail et au débarcadère. Cette règle sera strictement appliquée (consultez la page 7 de votre Manuel de l'exposant pour la Politique de santé et de sécurité).

2. Les exposants ne doivent pas laisser leur kiosque sans surveillance durant la période de déménagement afin de décourager le vol.

3. Les exposants qui ne prévoient pas déménager le mercredi sont avisés d'embaucher un gardien de sécurité du mercredi 15 h au jeudi 8 h comme précaution supplémentaire contre le vol.

4. Aucun pourboire aux employés de l'édifice ou aux entrepreneurs du Salon n'est nécessaire ni n'est autorisé. Veuillez rapporter immédiatement à la direction du Salon toute impolitesse ou tentative d'insinuation faisant référence à une plus grande rapidité de service moyennant pourboire.

5. Pour des raisons de sécurité, la consommation de boissons alcooliques sur le site du Salon est strictement interdite. Les boissons alcooliques ne peuvent être consommées que dans les aires de détente désignées.

RAPPEL IMPORTANT : Il ne sera pas permis d'apporter des produits ou du matériel d'exposition en passant par les portes d'entrée vitrées.

RAPPELEZ-VOUS QUE LA VENTE DES PRODUITS PRÉSENTÉS AU SALON EST STRICTEMENT INTERDITE EN TOUT TEMPS ET PEUT OCCASIONNER, POUR UN EXPOSANT, LA PERTE DE SON ESPACE D'EXPOSITION.

1. Le Salon ferme ses portes à 15 h la dernière journée. Un exposant n'a pas le droit de commencer à démonter son kiosque ou à le retirer avant cette heure, et ce, en aucune circonstance. Les heures du Salon doivent être observées en guise de courtoisie envers les acheteurs et les exposants. L'avis de fermeture du Salon sera annoncé par le système de sonorisation.

2. Ne demandez pas à vos employés assignés au démontage du kiosque d'arriver avant l'heure de fermeture du Salon. Ils n'auront pas le droit d'entrer sur le site du Salon ni commencer à travailler avant la fermeture. Ces personnes auront besoin d'un badge spécial pour le déménagement pour avoir accès au Salon. Veuillez vous assurer que toutes les personnes que vous embauchez pour le déménagement soient informées de cette procédure.

3. À l'heure de la fermeture, les acheteurs quitteront l'édifice et le décorateur du Salon aura une heure pour rouler les tapis et retirer les plantes et les poubelles des allées. Durant cette période, aucun article sur roues ne sera permis sur le plancher. Ceci comprend les charriots, les charriots à bras, les chariots pneumatiques à palettes, etc. Seuls les articles pouvant être transportés dans les bras sont permis sur le site à ce moment-là.

4. Lorsque tous les tapis des allées auront été enlevés et que le signal aura été donné, le personnel de manutention commencera à rapporter les articles d'entreposage aux kiosques des exposants.

5. Au Centre international, la règle « dernier entré, premier sorti » (LIFO) s'appliquera. Les kiosques LIFO sont positionnés près des quais d'embarquement. Ces kiosques doivent être complètement emballés (la structure du kiosque de même que les produits) pas plus d'une heure après la fermeture du Salon pour permettre le retour des éléments d'entreposage hors du site. La direction s'assurera que les éléments d'entreposage hors du site sont retournés rapidement aux exposants dans les kiosques LIFO.

6. Les éléments d'entreposage sont gardés hors du site dans des remorques. Tous les éléments d'entreposage de l'exposant sont retournés aux kiosques à compter de 16 heures, à la suite de la fermeture du Salon. Les exposants doivent vérifier l'horaire affiché dans le Bureau du promoteur aux deux endroits à compter de 13 heures le mardi pour avoir une idée du moment approximatif du moment du déchargement. Les éléments d'entreposage seront retournés aux exposants dans l'ordre qu'ils auront été reçus (premier entré, premier retourné).

7. Faites preuve de patience! La direction du Salon du cadeau de Toronto et ses fournisseurs officiels travailleront assidûment pour retourner les éléments d'entreposage à tous les exposants aussi rapidement que possible, tout en assurant un environnement de travail sécuritaire pour toutes les personnes impliquées.

8. Les conducteurs de chariots élévateurs ont reçu l'instruction précise de ne suivre que les directives provenant des employés de gestion de plancher. Il n'est pas permis de leur demander de retirer des articles précis, car cela n'a pour effet que de ralentir les processus de retour de l'entreposage.

9. Un permis de conduire ou une carte de crédit sont les seuls types de pièces d'identité acceptées pour obtenir un chariot pour le déménagement. Un nombre limité de chariots est disponible pour les exposants. Il est recommandé d'apporter votre propre chariot, clairement identifié avec le nom de votre entreprise.

Emplacements des chariots :
• Centre des Congrès de Toronto - édifice sud : à l'extérieur du Bureau du promoteur - Salle 9 (côté ouest).
• Centre des Congrès de Toronto - édifice nord : aux débarcadères (Salle 11).

10. Tous les camions devront demeurer dans une aire d'attente jusqu'à ce que l'exposant ait fini d'emballer son kiosque et ses produits, et soit prêt à charger le camion au débarcadère. Lorsque qu'il a terminé d'emballer le tout, l'exposant peut obtenir du superviseur ou du gérant de plancher, un permis pour la gare de triage ou le débarcadère afin d'y avoir accès.

11. Pour des raisons de commodité pour tous les exposants, une période de 24 heures est disponible pour le déménagement aux deux sites du Salon. Si vous n'utilisez pas l'un des transporteurs officiels du Salon du cadeau de Toronto, nous vous recommandons d'encourager votre transporteur à cueillir vos articles pendant les heures creuses afin d'éviter les délais qui pourraient être longs.

12. Tous les exposants doivent avoir libéré le Centre des congrès de Toronto au plus tard à 14 h le vendredi lors de l'édition du printemps et au plus tard à 14 h le jeudi lors de l'édition de l'automne. Tout l'équipement, le matériel, les caisses ou le matériel d'emballage laissé dans les édifices après ces périodes seront expédiés par un des transporteurs officiels aux frais de l'exposant.